Карточка учёта расхода топлива: образец заполнения

Что такое карточка учёта расхода топлива

Карточка учёта расхода топлива (карточка ГСМ) — это аналитический регистр учёта, в котором отражается движение горюче-смазочных материалов по конкретному транспортному средству: поступление, расход по путевым листам, остаток на конец периода.

Карточка ведётся отдельно на каждый автомобиль и закрывается ежемесячно. Данные из карточек служат основанием для составления акта на списание ГСМ.

Какие реквизиты должна содержать карточка

Единой законодательно утверждённой формы нет — организация вправе разработать её самостоятельно. Однако карточка должна содержать реквизиты первичного учётного документа:

• наименование организации и автомобиля (марка, госномер);
• отчётный период;
• остаток топлива на начало периода;
• дата и номер путевого листа;
• маршрут и пробег (км);
• выдано топлива (заправка);
• норма расхода (л/100 км) и применённые надбавки;
• нормативный расход за рейс;
• фактический расход за рейс;
• экономия или перерасход;
• остаток топлива на конец периода;
• подпись ответственного лица.

Образец заполнения карточки учёта ГСМ

Так выглядит заполненная карточка за месяц в шаблоне с сайта: по каждой поездке — пробег, остаток топлива, расход по норме и фактически, результат.

Шапка карточки

В шапке указываются: название организации, марка и госномер автомобиля, ФИО водителя, отчётный месяц и год, марка топлива (АИ-95, ДТ и т. д.), остаток на 1-е число месяца.

Табличная часть (по каждому путевому листу)

Каждая строка таблицы соответствует одному путевому листу или поездке:

• Дата — дата рейса.
• № листа — номер путевого листа.
• Маршрут — откуда и куда.
• Пробег, км — по показаниям спидометра.
• Заправлено, л — если в пути была дозаправка.
• Норма, л — рассчитанная с учётом норм и надбавок.
• Факт, л — фактический расход по листу.
• ±, л — экономия или перерасход.
• Остаток, л — скользящий остаток после каждого рейса.

Итоговая строка за месяц

В конце месяца подводятся итоги: суммарный пробег, общий нормативный расход, общий фактический расход, итоговая экономия или перерасход, остаток топлива на конец месяца. Итоги переносятся в акт на списание ГСМ.

Кто ведёт карточку учёта топлива

В зависимости от размера организации ответственность может лежать на разных лицах:

• Бухгалтер — в большинстве организаций, где учёт централизован.
• Механик или завгар — если в организации есть автопарк и технический персонал.
• Сам руководитель или ИП — в малом бизнесе с одним-двумя автомобилями.

Карточку подписывает материально ответственное лицо, а утверждает руководитель или главный бухгалтер.

Как вести карточку в Excel

Excel — наиболее распространённый инструмент для ведения карточки учёта ГСМ на малых предприятиях. Преимущества:

• расчёт нормы расхода по формуле;
• автоматический подсчёт скользящего остатка топлива;
• итоги за месяц считаются мгновенно;
• данные легко проверить и скорректировать.

В бесплатном шаблоне «Расход топлива» карточка уже собрана: на месячных листах вы вносите пробег (за городом и по городу), маршрут и заправки, а шаблон считает нормативный и фактический расход, остаток топлива и результат — экономию или перерасход — и подводит итоги за месяц. Тот же номер путевого листа заполняет его лицевую и оборотную стороны для печати. Акт на списание ГСМ в шаблоне не формируется — его составляют отдельно по итогам месяца.

Подробнее о том, как устроена карточка и как считать норму, — в статье «Учёт топлива в Excel: шаблон, карточка и нормы расхода топлива».

Частые ошибки при заполнении карточки

• Неверный остаток на начало месяца — не совпадает с остатком из прошлой карточки.
• Пропущены рейсы — путевые листы есть, но не все перенесены в карточку.
• Нет подтверждающих документов на заправку — топливо записано как поступление, но чек или накладная отсутствуют.
• Неправильные нормы и надбавки — не учтён зимний период или городской режим.
• Карточка не закрыта в конце месяца — не подведены итоги и нет подписи.

Часто задаваемые вопросы

Что дальше

Не тратьте время на ручное заполнение — скачайте бесплатный шаблон «Расход топлива»: карточка по месяцам и автозаполнение путевого листа по номеру уже встроены. Порядок списания топлива по итогам месяца — в статье «Как правильно списать топливо по путевым листам», все материалы по теме — в разделе «Учёт топлива в Excel: нормы и путевые листы».