Путевой лист в Беларуси: нужен ли он и как оформить правильно
Вокруг путевого листа в Беларуси до сих пор много путаницы: многие по привычке считают его обязательным документом, хотя формально это давно не так. Разберём, что изменилось, зачем путевой лист по-прежнему оформляют, и как сделать это без ошибок.
Опубликовано
Обязателен ли путевой лист в Беларуси
Нет. Обязательное использование путевых листов на территории Республики Беларусь отменено с 26 февраля 2018 года. Организация или ИП сама решает, продолжать ли вести путевые листы или подтверждать использование транспорта и расход топлива другим способом, зафиксированным в учётной политике.
Зачем его всё-таки оформляют
Путевой лист решает сразу две практические задачи:
- подтверждает, что поездка была связана с деятельностью организации или ИП, а не с личными целями;
- фиксирует данные, на основании которых считается расход топлива по норме и факту — прежде всего показания одометра на выезде и по возвращении.
Каждая хозяйственная операция должна оформляться первичным учётным документом, а такой документ обязан содержать определённые реквизиты. Путевой лист как раз и служит источником данных для составления подобного документа по расходу топлива — отдельно или вместе со сводной карточкой учёта.
Кто и когда может им пользоваться
- организации, использующие собственный или арендованный автотранспорт в хозяйственной деятельности;
- ИП, если автомобиль используется для деловых поездок и расход топлива нужно обосновать как затрату;
- ИП, сам управляющий автомобилем, — в этом случае путевой лист оформляется на ИП как на водителя.
Если автомобиль используется исключительно в личных целях, подтверждать расход топлива путевым листом незачем — вопрос возникает именно тогда, когда топливо нужно учесть как расход бизнеса.
Своя форма вместо обязательного бланка
Раз единой обязательной формы больше нет, организация или ИП вправе разработать собственную форму путевого листа и правила его заполнения — либо продолжать использовать привычные ранее типовые формы. В любом случае выбранная форма утверждается руководителем (для ИП — самим предпринимателем) и должна включать данные, которые позволяют подтвердить факт и характер поездки:
- дату и период, за который оформлен документ;
- данные автомобиля — марку, модель, регистрационный номер;
- сведения о водителе;
- время выезда и возвращения;
- показания одометра на выезде и по возвращении;
- движение топлива — остаток на начало, заправлено, израсходовано, остаток на конец;
- маршрут следования — степень детализации организация определяет сама, исходя из того, насколько важно подтверждать конкретные пункты назначения.
Показания одометра — по сути ключевые данные: именно на их основе считается пробег и, соответственно, расход топлива по норме.
Разовый и месячный путевой лист
Периодичность оформления организация тоже выбирает сама:
- Разовый путевой лист — на каждую отдельную поездку или рабочую смену. Удобен, когда поездки нерегулярны и важно фиксировать каждую отдельно;
- Путевой лист за период (неделю, декаду, месяц) — все поездки фиксируются в одном документе построчно, что обычно удобнее для регулярных повседневных разъездов.
Выбранный подход стоит закрепить в учётной политике и придерживаться его последовательно.
Частые ошибки при оформлении
- Задним числом «дозаполняют» путевые листы по итогам месяца, восстанавливая маршруты и показания одометра по памяти — это повышает риск неточностей;
- Не указывают маршрут достаточно конкретно — общая фраза «по городу» слабо подтверждает производственный характер поездки;
- Забывают проставить показания одометра при возврате — тогда невозможно подтвердить пробег, на основании которого считается расход топлива;
- Не связывают путевой лист с карточкой учёта топлива — данные расходятся между двумя документами, что вызывает вопросы при сверке.
Как связаны путевой лист и карточка учёта топлива
Путевой лист фиксирует конкретную поездку или период, а карточка учёта расхода топлива — сводный документ за месяц: сколько было, сколько заправлено, сколько израсходовано по норме и фактически. Подробно про эту связку и про нормы расхода — в статье «Как вести учёт топлива для ИП и малого бизнеса в РБ».
Как автоматизировать заполнение
Заполнять путевой лист вручную каждый раз — не самая быстрая задача, особенно при нескольких поездках и автомобилях. В Excel-шаблоне «Расход топлива» карточка учёта и путевой лист связаны между собой: данные вносятся один раз, а путевой лист формируется автоматически по номеру автомобиля и периоду, с итогами по расходу и остатку.
Часто задаваемые вопросы
Правда ли, что путевой лист в Беларуси больше не обязателен?
Да, обязательное использование путевых листов на территории Беларуси отменено с 26 февраля 2018 года. Организация или ИП решает сама, использовать путевой лист как форму учёта или подтверждать расход топлива иначе.
Зачем тогда вообще его оформлять, если это не обязательно?
Факт использования автомобиля в предпринимательской деятельности и связанный с этим расход топлива всё равно нужно чем-то подтвердить документально — в первую очередь для целей налогообложения прибыли. Путевой лист — удобная и привычная форма для этого, но не единственно возможная.
Может ли ИП сам себе оформлять путевой лист как водитель?
Да, если ИП сам управляет автомобилем в рамках своей деятельности, путевой лист оформляется на ИП как на водителя транспортного средства, используемого в бизнесе.
Нужно ли использовать типовую форму путевого листа или можно свою?
Организация вправе разработать собственную форму путевого листа и правила его заполнения — при условии, что документ содержит реквизиты, обязательные для первичных учётных документов, и утверждён руководителем.
Что дальше
Скачать готовый шаблон с автоматическим формированием путевого листа по номеру и связкой с карточкой учёта топлива можно на странице инструмента «Расход топлива (карточка + путевой лист)».
Путевой лист формируется автоматически
Внесите данные о поездках один раз — путевой лист и карточка учёта топлива за месяц заполнятся сами, без ручного переноса цифр между документами.