Табель учёта рабочего времени в Excel: как вести и автоматизировать
Вокруг табеля учёта рабочего времени бытует то же заблуждение, что и вокруг путевого листа: многие уверены, что есть строгая обязательная форма и утверждённые коды, которые нельзя менять. На деле в Беларуси (РБ) всё устроено гибче — единого обязательного бланка табеля рабочего времени нет, но обязанность вести учёт при этом никуда не девается.
Обязательна ли единая форма табеля
Нет. Действующее законодательство не устанавливает ни единой обязательной формы табеля, ни перечня условных обозначений для отметок в нём. Ранее многие ориентировались на образец из приложения к инструкции по заполнению форм государственной статистической отчётности по труду, но этот акт утратил силу, а новый нормативный документ взамен него не принимался.
Значит ли это, что вести табель необязательно
Нет — обязанность никуда не делась, изменилась только степень свободы в выборе формы. Трудовой кодекс обязывает нанимателя обеспечивать учёт явки работников на работу и их ухода с работы. Как именно вести этот учёт — в табеле, в отдельном журнале или иным способом, — наниматель решает сам, но само ведение учёта не является добровольным.
Какие реквизиты нужны в собственной форме
Раз табель — это первичный учётный документ, при разработке собственной формы важно не забыть про обязательные реквизиты, установленные для таких документов законом о бухгалтерском учёте и отчётности: наименование документа и организации, дату составления, содержание и измерители хозяйственной операции (например, количество отработанных часов), должности и подписи лиц, ответственных за составление и проверку документа.
Табель на месяц — одной кнопкой
Заполните список сотрудников и коды один раз — макрос создаст лист на нужный месяц. Бесплатно, без регистрации.
Буквенные коды: свои или по старой памяти
Раз обязательного перечня кодов больше нет, организация вправе выбрать любые понятные ей обозначения. Многие по-прежнему берут за основу привычные буквенные коды из ранее действовавшей инструкции — это не запрещено, но и не обязательно. Главное — зафиксировать выбранный набор во внутреннем документе, чтобы всем причастным было понятно, что означает та или иная отметка.
Сколько хранить заполненные табели
Табель учёта рабочего времени хранится ограниченный срок — по общему ориентиру порядка трёх лет после завершения налоговой проверки, которая затрагивает период его ведения, если иное не закреплено внутренними правилами организации. Точный срок стоит сверять по актуальному перечню документов со сроками хранения, действующему на момент вопроса.
Как это устроено в Excel
Именно из-за отсутствия единого обязательного бланка табель — очень удобная задача для собственного Excel-шаблона: организация сама задаёт список сотрудников, набор кодов и внешний вид, а повторяющуюся рутину — определение числа дней в месяце, выделение выходных, расчёт итогов — можно переложить на макрос.
Именно так устроен инструмент «Табель учёта рабочего времени» на этом сайте: шаблон с выпадающими списками месяца, года и кодов отсутствий, а макрос по кнопке создаёт готовый лист на выбранный месяц — с выходными, часами и посчитанными итогами.
Часто задаваемые вопросы
Есть ли в Беларуси обязательная форма табеля учёта рабочего времени?
Нет, единая обязательная форма и перечень условных обозначений законодательством не установлены. Ранее действовавший образец из приложения к инструкции по статистической отчётности утратил силу, а замены ему не принималось — организация разрабатывает собственную форму.
Значит ли отсутствие обязательной формы, что табель можно не вести?
Нет. Обязанность обеспечить учёт явки на работу и ухода с неё установлена Трудовым кодексом — наниматель должен вести такой учёт в каком-либо виде, просто конкретную форму документа выбирает самостоятельно.
Какие реквизиты обязательны для собственной формы табеля?
Как и любой первичный учётный документ, самостоятельно разработанный табель должен содержать реквизиты, установленные законом о бухгалтерском учёте и отчётности, — в частности, наименование документа, дату составления, содержание и измерители хозяйственной операции, должности и подписи ответственных лиц.
Как долго нужно хранить заполненные табели?
Табель учёта рабочего времени хранится ограниченный срок — ориентировочно около трёх лет после завершения налоговой проверки, охватывающей период его ведения, если иное не закреплено внутренними правилами организации.
Можно ли использовать старые буквенные коды из советской инструкции?
Да, использовать привычные ранее обозначения можно за основу — запрета на это нет, как и обязанности их применять. Главное — закрепить используемый набор кодов во внутреннем документе (например, в положении о табельном учёте или в учётной политике).
Что дальше
Готовый шаблон с автоматическим созданием листа на месяц, кодами отсутствий и расчётом итогов — на странице инструмента «Табель учёта рабочего времени».
Табель на месяц — одной кнопкой
Заполните список сотрудников и коды один раз — дальше макрос сам создаёт лист на нужный месяц с выходными и посчитанными итогами.