Книга учёта доходов и расходов УСН в Excel: шаблон для РБ

Какой документ регулирует книгу учёта

Форма книги учёта доходов и расходов организаций, применяющих УСН, и порядок её заполнения утверждены совместным постановлением Министерства по налогам и сборам, Министерства финансов, Министерства труда и социальной защиты и Национального статистического комитета Республики Беларусь от 28 ноября 2022 г. № 35/54/75/133. Именно этот документ определяет состав разделов, граф и правила их заполнения — полный текст постановления можно скачать здесь.

Хозяйственные операции в книге учёта отражаются в хронологической последовательности на основании первичных учётных документов, а суммы в белорусских рублях — с точностью два знака после запятой. Книга может вестись на бумаге и (или) в электронном виде, в том числе в личном кабинете плательщика.

Из каких разделов состоит книга учёта

Официальная форма книги учёта — это шесть разделов, но заполнять все из них целиком приходится не каждой организации. Коротко о том, что в каждом разделе:

• Раздел I. Учёт валовой выручки — основной раздел для расчёта налоговой базы: каждая операция, формирующая выручку, а также её увеличение или уменьшение по возвратам и исправлению ошибок, и отдельно — учёт кредиторской задолженности на конец периода.
• Раздел II. Обязанности налогового агента — карточка по подоходному налогу с физических лиц, суммы к перечислению в бюджет, фонд заработной платы и учёт дивидендов. Ведётся, если у организации есть наёмные работники или выплаты физлицам.
• Раздел III. Страховые взносы — карточки учёта начисленных обязательных страховых взносов в бюджет фонда социальной защиты и, при наличии, взносов на профессиональное пенсионное страхование.
• Раздел IV. Капитальные строения — учёт зданий, сооружений и их частей, включая данные для расчёта налога на недвижимость. Актуален только при наличии таких объектов на балансе, в аренде или пользовании.
• Раздел V. НДС при внешнеэкономических операциях — учёт товаров, ввезённых из стран ЕАЭС, и сумм НДС по операциям с иностранными организациями. Нужен не всем — только при соответствующих операциях.
• Раздел VI. Численность работников — списочная численность, работающие по совместительству и по гражданско-правовым договорам, в разрезе месяцев.

Для небольшой организации или ИП без внешнеэкономической деятельности и без капитальных строений в реальной практике основную нагрузку несёт раздел I — именно с ним работают чаще всего, и именно его проще всего подготовить в Excel до переноса в официальную форму.

Что именно переносится в раздел I

В части I раздела I отражается каждая операция, в связи с которой выручка от реализации товаров, работ, услуг или внереализационный доход подлежат включению в валовую выручку для целей налога при УСН, а также операции по уменьшению или увеличению валовой выручки — возвраты, отказ от товаров, исправление ошибок. По каждой операции указываются дата, сведения о контрагенте и документе, содержание операции и сумма валовой выручки.

Отдельно, в части III раздела I, отражается сумма кредиторской задолженности по состоянию на конец отчётного периода — тоже с разбивкой по контрагентам и подтверждающим документам.

На практике источники этих данных — банковские выписки и данные кассы (для организаций с кассовым оборудованием — Z-отчёты СККО). Свести их в единую хронологическую таблицу вручную из разных выгрузок — самая трудоёмкая часть подготовки книги учёта, и именно здесь Excel даёт наибольший выигрыш по времени.

Почему кассу и банк сверяют отдельно

Если организация принимает оплату через кассовое оборудование, выручка, проведённая через кассу, и выручка, поступившая на расчётный счёт, — это два разных источника, которые должны сойтись между собой и с данными бухгалтерского учёта (обычно 1С). Расхождение может означать что угодно — от банальной опечатки в дате до непроведённой операции, и найти его постфактум, сверяя бумажные Z-отчёты с выпиской построчно, — долго.

Практический подход: выгрузить из 1С проводки по кассе и эквайрингу, сложить их с Z-отчётами СККО и банковскими поступлениями в одной таблице, а затем сверить построчно по датам и суммам. Расхождения сразу видно, если оба набора данных приведены к одному формату — именно этим и занимается связка Excel и VBA перед переносом данных в официальную книгу учёта.

Где взять официальный бланк

Форма книги учёта доходов и расходов утверждена приложением 1 к постановлению № 35/54/75/133. Если нужен именно пустой бланк для заполнения — без макросов и автоматической сверки, — его можно скачать отдельно на странице инструмента «Подготовка Книги учёта УСН». Бланк пригодится и тем, кто ведёт книгу вручную и просто хочет сверить состав граф со своей текущей таблицей.

Что автоматизирует готовый инструмент

Бесплатный Excel-инструмент «Подготовка Книги учёта УСН» не заменяет официальную форму, а готовит для неё данные: подтягивает реквизиты контрагентов по УНП из справочника, разбирает выгрузку кассы из 1С и Z-отчёты СККО по датам, сверяет их между собой и подсвечивает строки без пары, а затем собирает банк и кассу в единую таблицу, готовую к переносу в книгу учёта. Итог — меньше ручной сверки и меньше шансов упустить расхождение перед сдачей отчётности.

Инструмент рассчитан на процесс «1С + кассовое оборудование со СККО + банк»; если касса или СККО не используются, соответствующие листы просто не заполняются, а данные банка сводятся в итоговую таблицу напрямую.

Часто задаваемые вопросы

Что дальше

Подробнее о листах файла, шагах обработки и системных требованиях — на странице самого инструмента «Подготовка Книги учёта УСН». Там же — ссылки на официальный бланк и на текст постановления № 35/54/75/133. А если нужен пошаговый разбор, что именно писать в каждом разделе книги учёта, — смотрите статью «Как заполнить книгу учёта УСН: разбор по разделам».