Сумма прописью в акте выполненных работ (РБ)

Что закон РБ требует от акта выполненных работ

Акт выполненных работ — это первичный учётный документ, а требования к первичным учётным документам в Беларуси задаёт Закон Республики Беларусь от 12 июля 2013 года № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности». Согласно ст. 10 этого закона, документ должен содержать: наименование документа и дату составления; наименование организации (или ФИО индивидуального предпринимателя) — участника хозяйственной операции; содержание и величину хозяйственной операции; должность, фамилию, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции.

Обратите внимание: закон требует указать величину хозяйственной операции — то есть сумму цифрами. Прямого требования дополнительно продублировать эту сумму словами в тексте закона нет. То, что сумма прописью почти всегда присутствует в актах, договорах и счетах, — сложившаяся деловая практика, а не отдельная законодательная норма.

Зачем сумму всё равно дублируют словами

Практика прижилась не просто по привычке — у неё есть понятная причина. Число прописью защищает документ от двух проблем:

• Опечатка при наборе. Лишний ноль или переставленные цифры в сумме — частая ошибка при ручном вводе; слово рядом с числом сразу делает несовпадение заметным.
• Правка задним числом. В подписанный и отсканированный документ цифру дописать проще, чем незаметно вписать в уже готовый текст слово, — поэтому связка «цифра + слово» снижает риск оспаривания суммы одной из сторон.

Именно поэтому сумму прописью пишут не только в актах, но и в договорах, счетах, накладных — везде, где сумма имеет юридическое и финансовое значение для обеих сторон.

Как получить сумму прописью в белорусских рублях

Чтобы не набирать формулировку вручную и не ошибиться в согласовании слов по родам («один рубль», но «одна копейка»), удобнее воспользоваться готовым инструментом — тем более, что белорусские рубли в нём заданы форматом по умолчанию.

1. Откройте страницу «Сумма прописью» и введите итоговую сумму акта.
2. Убедитесь, что выбраны единицы «Белорусские рубли» — это вариант по умолчанию, результат будет вида «...белорусских рублей», копейки в женском роде.
3. Скопируйте получившийся текст в скобки рядом с суммой цифрами в акте.

Если акты формируются в Excel-таблице, ту же формулировку удобнее получать формулой рядом с ячейкой суммы — с помощью функции Num2Text из того же инструмента:

=Num2Text(A1;1;0;0;1)

Здесь A1 — ячейка с итоговой суммой акта, а 1 на месте группы единиц как раз означает белорусские рубли. Как разрешить макросы и подключить функцию к своей книге — подробно в статье «Как написать сумму прописью в Excel».

Формулировка с учётом НДС

Часто в акте нужно показать не просто сумму прописью, а сумму с выделенным налогом — например: «...в т.ч. НДС (20%) ...». Делать такой расчёт вручную неудобно: нужно правильно выделить налог «изнутри» суммы (а не начислить его сверх неё) и снова перевести обе величины в текст. В калькуляторе «Сумма прописью» для этого есть отдельная опция:

1. Включите галочку «Добавить «в т.ч. НДС»» под полем суммы.
2. Укажите ставку налога в соответствующем поле.
3. Скопируйте готовую формулировку — калькулятор сам оборачивает сумму НДС в скобки после основной суммы прописью, например: «...23 835,62 (Двадцать три тысячи восемьсот тридцать пять белорусских рублей 62 копейки), в т.ч. НДС (20%) ...».

Частые ошибки

• «Рубль» вместо «белорусский рубль» — и наоборот. Если акт составляется для контрагента из России, уточните заранее, нужна ли формулировка именно «белорусских рублей» или подойдёт нейтральное «рублей» — в инструменте это два разных варианта единиц измерения.
• Сумма прописью не совпадает с цифрами после правки акта. Если сумму в акте изменили, а текст прописью скопировали заранее и забыли обновить, — расхождение легко пропустить визуально. Пересчитывайте текст сразу после любого изменения суммы.
• Копейки исчезли из формулировки. Если сумма акта — целое число рублей без копеек, убедитесь, что в результате всё равно указано «00 копеек» (а не просто пропущена дробная часть) — так формулировка выглядит завершённой и привычной для проверяющих.
• Нужна не сумма (с валютой), а просто число — например, для номера акта или количества листов приложения. Для этого в инструменте есть отдельный режим «Без единиц»: подробнее в статье «Число прописью для нумерации документов».

Часто задаваемые вопросы

Что дальше

Кроме актов, та же формулировка суммы прописью нужна в договорах и счетах — на странице «Сумма прописью» есть готовый пример формулировки для типового договора подряда, который можно адаптировать под свой документ. Если акты собираются в Excel — пригодится статья «Как написать сумму прописью в Excel», а если часть учёта ведётся в Google Таблицах — «Сумма прописью в Google Таблицах».